Política de privacidade e tratamento de dados pessoais da Kiubo

Nós e o nosso compromisso:

A Kiubo - Consultoria Informática Lda, é uma empresa constituída sob a forma de sociedade comercial por quotas, e que aqui doravante se designará por Kiubo, que se dedica a atividades de consultoria em informática.
A Kiubo está comprometida e empenhada em dar proteção aos seus clientes e colaboradores, no que diz respeito à sua privacidade e ao tratamento e circulação dos seus dados pessoais.

Os nossos dispositivos de recolha e suportes de dados pessoais em uso:

Dispomos, editamos e gerimos os seguintes suportes de dados pessoais
Sistema informático composto por um conjunto de soluções de software suportados num conjunto de dispositivos de hardware e outras soluções similares, incluído serviços de email e outros repositórios digitais externos e soluções de comunicação.
Arquivos em papel acondicionados em armários e estantes em salas de acesso restrito;
Website da Kiubo – www.kiclinic.pt

A razão de ser e a publicitação desta Política de privacidade:

Para além de a implementar nos seus processos organizativos, a Kiubo redigiu a presente Política de Privacidade com o objetivo de disponibilizar, dar a conhecer e publicitar instrumento explicativo das regras gerais de privacidade e tratamento dos dados pessoais que recolhe, sempre no estrito cumprimento da Legislação atinente.
O prescrito nesta Política de privacidade complementa o estipulado na mesma matéria nos contratos, formais ou informais, que os visados celebram com a Kiubo.
A Kiubo reserva-se expressamente o direito de, a todo o tempo, alterar a presente política de privacidade, sendo o resultado delas devidamente publicitada pelos mesmos meios.

Conceito de dados pessoais:

Por dados pessoais entender-se-á qualquer informação ou registo, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte ou formato, designadamente som, imagem, escrito, quirógrafo ou caraterística, relativa a pessoa singular identificada ou identificável.
Considera-se identificável a pessoa que consiga ser direta ou indiretamente identificada por referência a um ou mais dados pessoais específicos, isoladamente considerados ou conjugados entre si, mormente da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, étnica, cultural, geográfica, social ou a sua localização.

A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais:

A entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais é a Kiubo - Consultoria Informática Lda, que, no contexto das relações que mantém com o titular dos dados pessoais estabelece, sempre sob fundamento lícito e legítimo, quais os dados recolhidos, os meios de tratamento e as finalidades dessa recolha e tratamento.
Tipos de dados pessoais recolhidos e tratados:
No âmbito da sua atividade a Kiubo recolhe e trata, designadamente:
1. Dados pessoais necessários à prestação de serviços aos seus clientes e recebimento de bens e serviços dos seus fornecedores.
2. Dados pessoais necessários à execução do contrato de trabalho com os seus colaboradores.
3. Dados pessoais necessários ao cumprimento de obrigações legais, seja para com entidades públicas seja para com entidades privadas.
4. Dados necessários à gestão de clientes e fornecedores, à contratação e gestão da relação contratual com clientes e fornecedores, à adequação da prestação de serviços adequados às necessidades e interesses do Cliente, incluindo o envio de sugestões e ações de informação e marketing.
5. Todos os dados pessoais necessários ao exercício dos direitos da Kiubo no âmbito das relações aludidas nos itens anteriores, e na prossecução da sua atividade e interesse legítimo, mormente, à gestão contabilística, fiscal e administrativa, à gestão de contencioso, à prova judicial, à deteção de fraude, à proteção de receita e auditoria, à gestão de rede e sistemas, ao controlo da segurança da informação e da segurança física, e à segurança das instalações.
Sem embargo do cumprimento de normas legais, ou ordens legítimas provindas de autoridade competente, relativamente à conservação e transmissão de dados, a Kiubo procede somente ao tratamento de dados pessoais necessários à sua atividade, na justa e estrita medida exigida pela natureza da relação contratual ou de outra natureza, estabelecida com o titular desses dados, ou do consentimento deste, prévio, legítimo, lícito e informado, eventualmente existente.

Momento e modo de recolha dos dados pessoais:

A Kiubo recolhe os dados pessoais pessoalmente, por escrito, por telefone ou através do seu website em formulários de contacto aí disponíveis.
Via de regra, os dados pessoais são recolhidos quando se inicia a relação, ou colaboração, contratual ou de outra natureza necessária à prossecução da atividade da Kiubo, entre esta e o titular dos dados.
Alguns dados pessoais são de recolha obrigatória e necessária para o início e normal e legal desenvolvimento da referida relação ou colaboração, pelo que na falta ou insuficiência desses dados, esta não se iniciará nem prosseguirá, sendo que, neste caso, a Kiubo informará o titular dos dados dessa natureza obrigatória e necessária.
Tirando os dessa natureza, os que constem de qualquer lista pública e os que possam ser usados no interesse legítimo da Kiubo, os seus dados apenas serão recolhidos e tratados se e para as finalidades que previamente consentir, de forma livre, informada, específica e inequívoca, por meio de declaração escrita, oral ou através da validação de uma opção, designadamente para a subscrição de newsletters ou comunicações de marketing, situação em que se aplicarão as demais regras desta política de privacidade.
Caso pretenda deixar de receber estas comunicações, pode manifestar a sua oposição a todo o tempo.
Os dados recolhidos serão tratados documentalmente, seja em suporte de papel, seja digital, no estrito cumprimento da legislação que regula a proteção de dados pessoais, sendo armazenados e contidos em arquivos de papel e/ou base de dados específica, criadas e geridas para o efeito e de acesso restrito e exclusivo aos colaboradores da Kiubo que necessariamente os têm de tratar na prossecução da atividade desta. Em situação alguma, os dos recolhidos serão utilizados para outra finalidade para além daquela para a qual foi dado o consentimento pelo titular, sendo este necessário, ou para a finalidade lícita e legítima que fundou a recolha.

Finalidades da recolha e tratamento dos dados pessoais:

No geral, os dados pessoais recolhidos visam a gestão de clientes, fornecedores e colaboradores, a contratação e gestão da relação contratual com clientes, fornecedores e colaboradores, o recebimento e/ou à prestação dos serviços/fornecimentos contratados, a adequação da prestação de serviços/fornecimentos às necessidades e interesses do Cliente, a gestão de reclamações, a gestão contabilística, fiscal e administrativa, a gestão de contencioso, a prova judicial, a deteção de fraude, a proteção de receita e auditoria, a gestão de rede e sistemas, o controlo da segurança da informação e da segurança física, a segurança das instalações, o cumprimento de obrigações legais e para as demais finalidades para as quais a Lei reconheça à Kiubo interesse legítimo.
Aquando da recolha dos dados, ou quando o solicitar, será informado com mais detalhe sobre o tratamento que fizermos dos seus dados.

Prazos de conservação dos seus dados pessoais:

Sempre que exista exigência legal especifica que obrigue a conservar os dados por um período de tempo mínimo, será este observado pela Kiubo
A Kiubo manterá os seus dados pessoais armazenados durante o período de tempo mínimo e estritamente necessário à finalidade para a qual a informação é recolhida e tratada, após o que os eliminará.

Direito de acesso, retificação, oposição, apagamento, limitação e portabilidade dos seus dados pessoais:

É pela Kiubo garantido ao titular dos dados pessoais, o direito de acesso, retificação, oposição, apagamento, limitação e portabilidade dos seus dados pessoais.
O exercício destes direitos pode ser exercido mediante comunicação escrita remetida para o endereço postal R. Padre António Caldas 51, 4810-246 Guimarães ou eletrónico geral@kiubo.pt

Medidas que adotamos com vista à segurança dos seus dados pessoais:

A Kiubo observa as melhores práticas, para o que adota as medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, no domínio da segurança e da proteção dos dados pessoais, tendo para tal aprovado e implementado exigente plano de conformidade com os objetivos, a Lei e o interesse dos titulares dos dados pessoais, capaz de acautelar a proteção dos dados que nos são disponibilizados por todos quantos de algum modo se relacionam connosco, de modo a protegê-los contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Assim, os formulários de recolha de dados pessoais digitais ou em papel, sejam os preenchidos nas instalações físicas da Kiubo sejam no website, seja junto de algum dos colaboradores da Kiubo, ficam armazenados de forma segura nos nossos repositórios físicos e sistemas digitais.
Todos os dados pessoais que nos cede, encontram-se num Datacenter da própria Kiubo a coberto de todas as medidas de segurança físicas e logísticas avançadas, que entendemos serem indispensáveis à proteção dos seus dados pessoais.
Sempre que, na prossecução legítima e lícita dos objetivos da atividade da Kiubo, esta adote medidas de monitorização dos seus colaboradores, mormente no que concerne ao controlo de acesso, dos horários de trabalho, das tarefas e produtividade, da circulação e transporte, não só os visados terão conhecimento prévio da respetiva implementação – sendo-lhe, sempre que legalmente necessário e lícito, solicitado o respetivo consentimento – como as ferramentas para o efeito usado assegurarão o mesmo nível segurança dos dados pessoais por elas recolhidos e tratados.

Comunicação de dados a outras entidades, subcontratantes ou terceiros:

A Kiubo pode recorrer a subcontratantes para efeito de recolha e tratamento de dados, com as mesmas finalidades que aquela visa, obtendo dessas entidades por via contratual, garantia de reputação e obrigação de desenvolver as medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados e assegurar a defesa dos direitos dos titulares. Em certas circunstâncias determinadas por Lei, determinados dados pessoais poderão ter de ser comunicados a autoridades públicas, como por exemplo autoridade tributária, tribunais e forças de segurança.
Deste modo, qualquer dessas entidades subcontratadas tratará os dados pessoais dos nossos Clientes, em nome e por conta da Kiubo, sob obrigação de adotar as medidas técnicas e organizacionais adequadas ao risco de forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.

Transferência de dados pessoais:

A prossecução da atividade da Kiubo pode implicar a transferência dos seus dados para fora de Portugal.
Nesta eventualidade a Kiubo cumprirá rigorosamente as disposições legais aplicáveis, nomeadamente quanto à determinação da fiabilidade e adequabilidade do País de destino no que respeita a proteção de dados pessoais e aos requisitos aplicáveis a tais transferências.

Cookies:

“Cookies” são pequenas etiquetas de software que são armazenadas no seu computador através do navegador (browser), que por regra retêm apenas informação relacionada com as suas preferências, não incluindo, como tal, os seus dados pessoais.
Sempre que eventualmente não seja o caso, ao utilizador será sempre solicitado consentimento para os fornecer, nos termos legais.